Wirtschaftsrat

Hier finden Sie die aktuelle Ordnung für den Wirtschaftsrat in den Pfarren der Diözese Eisenstadt.

Ergänzungen:

Ordnung für den Wirtschaftsrat Ergänzung 2010

Ordnung für den Wirtschaftsrat Ergänzung 2014

Ordnung für den Wirtschaftsrat Ergänzung 2016

FAQs - Frequently Asked Questions zu Haushaltsplan, Kirchenrechnung, Pfarrbuchhaltung, Geldverkehr im Wirtschaftsrat

Diese Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, wird aber laufend ergänzt und erweitert sich in dem Maße, in dem Sie Fragen an uns stellen. Scheuen Sie sich nicht, bei Unklarheiten per Telefon oder E-Mail mit unseren Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen. Frau Johanna Kleinl und Herr Roland Heider helfen Ihnen gerne.
Wir hoffen, Ihnen mit diesem Katalog eine Hilfestellung für den administrativen Alltag in Ihrer Pfarre bieten zu können.

Kontakte:
Mario Klikovits: mario.klikovits@martinus.at Tel. 02682/777-369
Johanna Kleinl: johanna.kleinl@martinus.at Tel. 02682/777-362
Roland Heider: roland.heider@martinus.at Tel. 02682/777-367

Sind neben den in der Ordnung für den Wirtschaftsrat genannten Grundsätzen in der Finanzverwaltung noch weitere ethische Richtlinien zu beachten?
Seit 2018 gelten die Richtlinien FINANKO der österreichischen Bischofskonferenz für die Veranlagung von Finanzvermögen auch für Pfarren.

Gibt es für den Beginn und das Ende des Rechnungsjahres eine Regelung?
In der Pfarrbuchhaltung entspricht das Haushaltsjahr dem Kalenderjahr.

Wann muss der außerordentliche Haushaltsplan eingereicht werden?
Außerordentliche Haushaltspläne müssen 2 Jahre vor der Bischöflichen Visitation beim Bauamt eingereicht werden.

Wer unterschreibt einen Bankkonto-Eröffnungsantrag?
Die Eröffnung, Änderungen oder Schließungen von Bankkonten oder Sparbüchern haben immer gemeinsam vom Pfarrer und vom stellvertretenden Vorsitzenden des Wirtschaftsrates zu erfolgen. Bei Konten von Filialkirchen unterschreibt an Stelle des stv. Vorsitzenden der Vertreter der Filialkirche im WR die Kontoeröffnungen.

Wie sind die Vorschriften fü rdie Form der Zeichnung bei Electronic Banking anzuwenden?
Verwendung von Electronic Banking ist ausschließlich mit Kollektivzeichnung ohne Betragsbeschränkung möglich. Einer der beiden Zeichnenden muss in jedem Fall der Pfarrer sein.

Können Bankkonten auf Namen der Filialkirche eröffnet werden?
Ja, sofern die Filialkirche eine eigene juristische Person ist. Ob eine solche
juristische Person vorliegt, ist von der Finanzkammer zu klären. Jedenfalls muss ein solches Konto vom zuständigen Pfarrer und dem Mitglied der Filialkirche im Pfarr-Wirtschaftsrat eröffnet werden.

Müssen Filialkirchen eine separate Kirchenrechnung führen?
Die Führung einer getrennten Kirchenrechnung ist für Filialkirchen nicht zwingend vorgeschrieben. Wenn eine separate Kirchenrechnung geführt wird, ist diese vom Rechnungsprüfer der Pfarre zu prüfen. Ebenso gelten alle Bestimmungen des Anhangs zur Ordnung für den WR betreffend Haushaltsplan und Kirchenrechnung sinngemäß.

Wenn die Finanzgebarung der Filialkirche innerhalb der Kirchenrechnung der Pfarre geführt wird, so sind zumindest die Vermögenswerte (Konten und Sparbücher) der Filialkirche gesondert anzuführen.

Darf für ein Konto der Pfarre eine Bankomatkarte beantragt werden?
Da auf Pfarrkonten ab bestimmten Beträgen Kollektivzeichnung vorgeschrieben ist, dürfen von den Geldinstituten keine Bankomatkarten ausgestellt werden.

Sind Sparbücher über die nur mit Losungswort verfügt werden darf in der Pfarre erlaubt?
Nein. Es sind nur legitimierte Sparbücher auf Namen der Pfarre entsprechend den Richtlinien für Geldgeschäfte in den Pfarren erlaubt, da nur solche eindeutig den Nachweis der Eigentümerschaft gewährleisten. Losungswortsparbücher sind Inhaber-Dokumente mit allen daraus resultierenden Nachteilen.

Sind Spenden an Pfarren abzugsfähig?
Nein. Dafür dürften Pfarren ausschließlich mildtätige Zwecke, Entwicklungshilfe u. ä. verfolgen. In der Hauptsache dienen Pfarren kirchlichen Zwecken (Seelsorge, Kultausübung, etc.) und können daher nicht auf die Spendenliste des BMF aufgenommen werden

Was passiert mit Durchlaufposten in der Buchhaltung?
Durchläufer (z.B.: Sammlungen, die an die Diözese oder an die Caritas weitergeleitet werden) sind im Haushaltsplan nicht anzusetzen. In der Kirchenrechnung sind diese nur als Gesamtjahressumme auszuweisen, die einzelnen Belege sind wie für den übrigen Teil der Kirchenrechnung abzulegen.

Wie genau hat die Erstellung des ordentlichen Haushaltsplanes zu erfolgen?
Die Erstellung des ordentlichen Haushaltsplanes soll sich an der Kirchenrechnung des Vorjahres orientieren. Selbstverständlich sind bereits bekannte Mehrausgaben und Investitionen zu berücksichtigen. Wir verweisen insbesondere auf §17 der Ordnung für den Wirtschaftsrat in den Pfarren und II. (2) des Anhangs. Die Voranschlagssätze sind auf volle zehn Euro zu runden.

Wie ist bei Ansuchen um einen Bankkredit oder Überziehungsrahmen
vorzugehen?
Ein Ansuchen der Pfarre an die Finanzkammer, welches den Finanzierungszweck, die Finanzierungsform, den Betrag, die Dauer und die Art der Rückführung beinhaltet stellt den ersten Schritt dar. Nach der grundsätzlichen Genehmigung durch die Finanzkammer (bzw. wenn auf Grund der Kredithöhe erforderlich, nach Genehmigung durch die diözesanen Gremien) kann die Pfarre beim Geldinstitut den Kreditvertrag unterfertigen. Danach sind diese Unterlagen unbedingt an die Finanzkammer zu senden. Durch die Unterschriften des Bischöflichen Ordinariates erlangt das Geldgeschäft erst endgültige Rechtswirksamkeit (Ordinariatsklausel).
Anschließend können die Originalunterlagen dem Geldinstitut retourniert werden und der Kredit kann ausbezahlt werden. Ein separates Informationsblatt kann im Bedarfsfall bei der Finanzkammer angefordert werden. Bitte dieses genau beachten!

Muss bei bestehenden Verträgen die Genehmigung oder Ordinariatsklausel nachgeholt werden?
Grundsätzlich ja. Im Konfliktfall könnte dies entscheidend sein. Bestandsverträge, Leasingverträge und Wartungsverträge bedürfen der schriftlichen kirchenbehördlichen Genehmigung.

Darf die Pfarrsekretärin bzw. der Pfarrsekretär auf den Pfarrkonten
zeichnungsberechtigt sein?

Ja. Durch Beschluss des pfarrlichen Wirtschaftsrates kann der Pfarrsekretärin zu den gleichen Bedingungen, wie sie auch sonst gelten, die Zeichnungsberechtigung auf den Pfarrkonten erteilt werden.

Wer soll oder darf die Pfarrbuchhaltung machen?
Jedermann oder jede Frau mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten kann im Auftrag des Wirtschaftsrates der Pfarre mit der Pfarrbuchhaltung betraut werden. Sollte die Person nicht Mitglied des WR oder des PGR oder nicht in einem Dienstverhältnis zur Pfarre stehen, muss von ihr eine Erklärung zur Verschwiegenheitspflicht unterschrieben werden (Muster bei der Finanzkammer).
Der oder die Rechnungsprüfer dürfen die Pfarrbuchhaltung nicht führen.

Gibt es eine Regelung für das Zählen von Kollekten (Klingelbeutel)?
Bei der Zählung und Abrechnung aller Kollekten ist in jedem Fall das Vier-Augen-Prinzip einzuhalten, das heißt, diese Vorgänge haben durch zwei Personen gleichzeitig zu erfolgen (Siehe Anhang I. Punkt 6 Ordnung für den Wirtschaftsrat).

Müssen bei der jährlichen Vorlage der Kirchenrechnung Originalkontoauszüge beigelegt werden oder reichen auch Fotokopien?
Kontoauszüge der Girokonten sind im Original vorzulegen. Von Sparbüchern ist eine Fotokopie der Seiten beizulegen, die das Rechnungsjahr betreffen.

Worauf ist bei zweckgebundenen Geldern zu achten?
Zweckgebundene Gelder (das sind z. B. solche aus Sammlungen für einen
bestimmten Renovierungs- oder Investitionszweck) dürfen nur auf Konten, deren Inhaber die Pfarre ist, einbezahlt werden. Zusätzlich zu den in der Ordnung für den Wirtschaftsrat berechtigten Personen können vom Wirtschaftsrat auf solchen Konten auch Mitglieder von Pfarrgruppierungen oder Sammelkomitees (Pfarr-Caritas, KFB, Orgelkomitee etc.) zeichnungsberechtigt gemacht werden.
Spendengelder einer Pfarrgruppierung oder eines Sammelkomitees sollen nicht gegen deren Willen verwendet werden. Siehe auch Anhang I. (2) der WRO.

Warum sind Rechnungsprüfer notwendig?
Es genügt ein Rechnungsprüfer. Rechnungsprüfer dürfen nicht Mitglied des WR sein. Der oder die Rechnungsprüfer können, müssen aber nicht, PGR-Mitglied sein. Der Rechnungsprüfer ist nicht jemand, der sämtliche Aktivitäten des WR der Pfarre nachträglich zu hinterfragen hat, sondern die Kirchenrechnung und die ihr zu Grunde liegenden Transaktionen auf ihre rechnerische Richtigkeit, Vollständigkeit und Korrektheit im Sinne der Ordnung für den Wirtschaftsrat nachträglich zu prüfen hat.
Der Rechnungsprüfer bestätigt dieses mit seinen Unterschriften auf der eingereichten Kirchenrechnung und auf der Inventurliste.

Sind Sitzungen des Wirtschaftsrates der Pfarre öffentlich?
Grundsätzlich sind Sitzungen des WR nicht öffentlich. Gem. § 6 der Ordnung für den WR sind die Mitglieder des WR unter Wahrung der allgemeinen Berichtspflicht an den PGR zur Verschwiegenheit hinsichtlich nicht veröffentlichter Beschlüsse und solcher Beratungsgegenstände, deren Vertraulichkeit beschlossen wurde, verpflichtet. Gem. § 13 steht die Einsichtnahme in die Protokolle unter Wahrung der
Verschwiegenheitspflicht nur den Mitgliedern des WR, dem Vorstand des PGR, dem Dechanten und dem Bischöflichen Ordinariat zu.

Sind Sparbücher nach Auflösung in der Kirchenrechnung anzuführen?
Im Jahr der Auflösung ist eine Fotokopie der letzten Seite des Sparbuches der
Kirchenrechnung beizulegen.

Wer muss Einzugsaufträge, Abbuchungsaufträge für Lastschriften bzw.
Einzugsermächtigungen unterschreiben?
Bei diesen Bankaufträgen sind immer die Unterschrift des Pfarrers und eines zweiten Zeichnungsberechtigten erforderlich.

Muss die Pfarrpfründeabrechnung über ein eigenes Bankkonto erfolgen?
Ja. Einerseits, weil die Pfarrpfründe eine eigene Rechtsperson darstellen und hier der Pfarrer alleine verfügen kann. Andererseits wegen der Übersichtlichkeit in Bezug auf die Kirchenrechnung und weil die Pfarrpfründeabrechnung einer eigenen Revision durch die Liegenschaftsabteilung unterliegt. Daher soll die Pfarrpfründeabrechnung auch in einem separaten Rechnungskreis geführt werden.
Bei der Bank muss die Pfarrpfründe als eigene Rechtsperson (eigener Bankkunde) geführt werden. Als alleiniger Kontoinhaber (firmenmäßige Zeichnung) beim Bankkonto der Pfarrpfründe tritt der Pfarrer auf, zusätzliche Zeichnungsberechtigte können von ihm unter Anwendung der sonst für Pfarrkonten geltenden Zeichnungsregeln genannt werden.

Ist die Anstellung von Mitarbeitern zu melden?
Jede Aufnahme oder Beendigung eines Dienstverhältnisses in der Pfarre ist nicht nur bei der BGKK zu melden, sondern es ist hiefür vorher mittels Ansuchen des pfarrlichen Wirtschaftsrates die Genehmigung des Bischöflichen Ordinariates einzuholen (§ 17.3.15 der Ordnung f. d. WR).

Gibt es für die ehrenamtlichen Mitarbeiter inkl. Minderjährige eine Versicherung?
Die Haftpflichtversicherung der Bündelversicherung jeder Pfarre leistet auch für ehrenamtliche Mitarbeiter, Jugendliche und Kinder. Darüber hinaus hat die Diözese für alle ehrenamtlichen Mitarbeiter inkl. Minderjährige eine Unfallversicherung abgeschlossen. Rechtzeitig vor Antritt einer Veranstaltung, z. B. Ministrantenausflug, muss von der Pfarre an die FK eine Teilnehmerliste übermittelt werden, damit der Versicherungsschutz für die betreffenden Personen gewährleistet ist.

Besteht bei Pfarrfesten Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- bzw.
Registrierkassenpflicht?
Es gelten die gleichen Bedingungen für eine Befreiung, wie auch für die Befreiung von der Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer (gesellige Veranstaltungen im Sinne des § 5 Z 12 KStG). Siehe auch Merkblätter!
Belegerstellungspflicht in der ordentlichen Kirchenrechnung und in a. o.
Haushaltsrechnungen.
Sämtliche Barbewegungen und unbare Transaktionen sind belegmäßig zu erfassen.
Ausgaben sowie Einnahmen ohne Beleg sind nicht zulässig.

Welche Angaben hat ein Beleg mindestens zu enthalten?
- Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens (Zahlungsempfänger)
- eine fortlaufende Nummer
- den Tag der Belegausstellung
- die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände
oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen
- Betrag der Zahlung

Was ist bei Barauszahlung an Geldempfänger zu beachten?
Bei Auszahlungen aus einer Barkassa sind die Regeln über die Betragsgrenzen gem. Anhang I. 5. der WRO zu beachten. Der Auszahlungsbeleg hat zu enthalten:
die Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten (ab € 500,-- zwei Unterschriften seitens der Pfarre, ab € 1.500,-- eine der beiden Unterschriften vom Pfarrer); weiters Name und Unterschrift des Zahlungsempfängers, sowie den Zahlungszweck.

Vermögensrechtliche Vertretung in Seelsorgeräumen
Sofern im Dekret nichts anderes bestimmt ist gilt der Pkt. V. im Anhang zur Ordnung für den Wirtschaftsrat: wurden für einen Seelsorgeraum zwei oder mehrere Pfarrmoderatoren bestellt, so haben diese selbständig festzulegen, wer im Wirtschaftsrat einer bestimmten Pfarre die Funktion des Vorsitzenden übernimmt. Darüber ist das Bischöfliche Ordinariat zu verständigen.

Verwaltung von Finanzvermögen eines Dekanates
Konten (Girokonten, Sparbücher), welche ein Dechant im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit als Leiter des Dekanates zu verwalten hat, sind mit der Zusatzbezeichnung „Dekanat“ immer auf die Sitzpfarre des Dechanten zu eröffnen und werden treuhändig verwaltet.
D. h. Eröffnung durch den Pfarrer und den stv. Vorsitzenden des Wirtschaftsrates der Pfarre. Zusätzlich sind durch den Wirtschaftsrat der Dechanten-Pfarre jedenfalls
der Dechant-Stellvertreter und eventuell eine weitere Person aus einer anderen Pfarre des Dekanates (Diakon oder Laie) als Zeichnungsberechtigte zu nominieren.
Die Zeichnungsregeln gelten im Übrigen wie sonst gem. Anhang der Ordnung für den WR in Pfarren.
In der jährlich der Kirchenrechnung beizulegenden Aufstellung ,,Jahresabschluss" sind solche Konten unter Pkt. 1) anzuführen.

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